Conservación y preservación de documentos electrónicos

Carlos David Cuesta Mundo

Se entiende por conservación al proceso que tiene la finalidad de “mantener o cuidar la permanencia o integridad de algo […]”.[1]  A su vez se comprende que preservar implica “proteger, resguardar anticipadamente a alguien o algo, de algún daño o peligro”.[2]   Sin embargo, estos conceptos se relacionan, en ámbito documental, a los soportes físicos más no a los digitales o electrónicos. Juan Voutssás, al respecto, nos indica que “con la información digital estos conceptos han estado cambiando radicalmente, y debemos empezar a estar conscientes de que existen dos planos: el del soporte y el del contenido”, mismos que determinarán el modo en que se conciben y llevan a cabo los procesos de conservación y preservación. Voutssás nos define que el concepto “de conservación […] va dirigido al soporte de la obra y conlleva embebido su contenido [… pero…] el de preservación […] va dirigido sobre todo al contenido de la obra, siendo el soporte irrelevante más allá de términos de durabilidad”.[3] Es muy delgada la línea que separa los conceptos, sin embargo ambos son parte necesaria de los procedimientos para hacer accesible y mantener en existencia los recursos documentales y más aún cuando hablamos de documentos electrónicos que, pues tal como lo indica Inés Casanova, “son más fáciles de alterar y tienen menos expectativa de vida que los soportes tradicionales”.[4]

Así dos aspectos se toman en cuenta: la conservación de los soportes, en sus diversas formas (dígase Discos Compactos, DVD, discos de vinilo o shellac, casetes, hilos magnéticos, cilindros de cera, etc.), y el aspecto de la preservación del contenido que es registrada en esos soportes.

Es importante considerar que existen dos factores relacionados con el resguardo y posesión de documentos electrónicos y digitales, que impactan directamente en los procesos de conservación y preservación: 1) Cuando los documentos están al cuidado de uno mismo, somos nosotros quienes tenemos la necesidad de diseñar, planificar e implementar las políticas de conservación de los soportes y de preservación de la información; y 2) Cuando los documentos son provistos y cuidados por un tercero, es el proveedor quien tiene el compromiso de realiza los procesos de conservación y preservación, con los criterios y alcances que él determine.

En ambos casos, se debe tener en cuenta las cualidades físicas y de uso de los documentos, ya que ello determinará la estrategia más adecuada para su conservación. En algunos casos, cuando los soportes sean frágiles o blandos (como los discos compartos o cilindros de cera), las técnicas de intervención para su conservación tendrán que ser lo menos agresivas posibles, procurando dañar lo menos posible el material. O en el caso de que los documentos sean de uso constante, probablemente la estrategia más adecuada sea la de elaborar copias fieles destinadas, precisamente, para su uso cotidiano, resguardando documento original bajo las condiciones más propicias para prolonguen su existencia.

Otro aspecto importante que se debe tener en cuenta son las características ambientales tanto de lugar geográfico donde se encuentre la colección, así como del espacio de almacenamiento y custodia de ésta. Por ejemplo, no podrán aplicarse las mismas políticas de conservación y preservación sobre una colección que se encuentre en una zona húmeda, bajo condiciones de resguardo que descuidan su exposición al ambiente, que a una colección que se ubica en una zona desértica, donde el lugar de resguardo cuenta con mecanismos y tecnologías de control de la humedad y temperatura.


[1] Real Academia Española. Consultado el 23 de septiembre de 2016 en: http://dle.rae.es/?id=APSYcwO
[2] Real Academia Española. Consultado el 23 de septiembre de 2016 en: http://dle.rae.es/?id=U6MfolN
[3] Voutssás. Preservación del patrimonio documental digital en México, p. 15
[4] Casanovas. Gestión de archivos electrónicos, p. 194

Fuentes consultadas

  • Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales. Comité técnico. La salvaguarda del patrimonio sonoro: ética, principios y estrategia de preservación. Versión 3. [Sin lugar, sin editor], Diciembre de 2015. Consultado el 24 de septiembre de 2016 en:

http://www.iasa-web.org/sites/default/files/downloads/publications/TC03_Spanish.pdf

  • Barrueco, José Manuel. “Preservación y conservación de documentos digitales”. En: Manual de buenas prácticas para la difusión digital de los contenidos científicos en las universidades española. [España: sin editor, sin fecha]. Consultado el 21 de septiembre de 216 en:

http://www.imaginar.org/taller/javeriana/index_archivos/info/Manual_Edicion_Digital.pdf

  • Casanovas, Inés. Gestión de archivos electrónicos. Buenos Aires, Argentina: Alfabrama, 2001.
  • Lazinger, Susan S. Digital Preservation and Metadata. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 2001.
  • Mulla, K. R., Shivakumara, A.S. y Chandrashekara, M. Preservation and Maintenance of the Digital Library: A New Challenge. En: 3rd. International CALIBER. Cochin: INFLBNET, 2005.
  • Nazim, Mahd. “Manangin digital library content”. En: Journal of Information Management. Vol. 46, No. 1, Marzo de 2009. Consultado el 16 de septiembre de 2016 en:

https://www.researchgate.net/publication/295584655_MANAGING_DIGITAL_LIBRARY_CONTENT_ISSUES_AND_CHALLENGES

  • Pulido Daza, Nelson Javier. “Conservación y preservación de documentos audiovisuales”. En: Métodos de información. Época II, Vol. 5, No. 9, 2005. Consultado el 23 de septiembre de 2016 en:

http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/IIMEI5-N9-121155/801

  • Rodríguez Reséndiz, Perla Olivia. “La preservación digital sonora”. En: Investigación bibliotecológica. Vol. 30, No. 68, enero – abril de 2016.  Consultado el 22 de septiembre de 2016 en:

http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0187-358X2016000100173

  • Silleras, María Elvira y. “Preservación de los documentos digitales: guía para comenzar. ISO/TC 46/SC 11. Versión española, octubre de 2010”. En: Revista española de Documentación Científica. Vol. 34, no. 3, julio – septiembre de 2011. Consultado el 24 de septiembre en: 

http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/708/785

  • Voutssás Márquez, Juan. Preservación del patrimonio documental digital en México. México, D.F.: UNAM, CUIB, 2009.

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